Siete tornati dalle vacanze e non appena aperta la mail vi ritrovate con cumuli e cumuli di mail non lette, perlopiù spam. Mentre fate pulizia, vi chiedete se non sia finalmente il caso di gestire la vostra mail aziendale in modo più efficiente. Che siano più o meni sinceri i vostri propositi per un buon rientro al lavoro, ecco un paio di dritte per gestire la posta. Non scongiureranno l’accumulo dello spam post vacanziero, ma senz’altro vi saranno utili per aumentare la produttività.
1 Fate pulizia delle mail superflue – una volta aperta una mail non importante si tende a non cancellarla lasciandola in archivio. Del resto, che male fa? Queste “innocenti” mail tuttavia si accumulano l’una dopo l’altra come granelli di sabbiia, con il risultato d’intasare lo spazio di memoria a disposizione per la propria casella di posta, rallentando i caricamenti e facendovi perdere tempo.
2 Fate in modo di accedere alla vostra mail aziendale ovunque e in qualsiasi momento- a proposito di tempo, sarà sempre stato denaro, ma negli ultimi anni il suo valore di mercato si è apprezzato, e parecchio. Spesso la soglia tra un’affare riuscito e il due di picche corre su di un arco di tempo molto ristretto perciò è buona cosa non far prendere le ragnatele alla nostra casella. Oggi è possibile consultare la mail su qualunque dispositivo mobile e ricevere notifiche sonore che vi avviseranno di ogni messaggio ricevuto. Che si tratti tablet, notebook, smartphone, smartwatch…l’importante e cercare di essere aggiornati sullo stato della vostra mail nel minor tempo possibile (occhio però a non diventarne dipendenti).
3 Create degli archivi di ricerca suddivisi in categorie- a tutti sarà capitato di ricevere una mail da parte di qualcuno che ci scrive come se fossimo vecchi partner d’affari seppure, di lui, non ricordiamo neanche il nome. Per aver sempre le idee chiare e recuperare informazioni utili da mail ormai sepolte nel tempo, strutturare degli archivi può fare la differenza tra una rapida consultazione di qualche secondo o una disperata ricerca di parecchi minuti passati a scrollare ferocemente tra le mail ricevute, con il carico di nervosismo che ne consegue. Ammesso che riuscite a trovarla, la mail che vi serve.
