5 miti da sfatare sulla fatturazione elettronica B2B

Gli operatori economici hanno ancora due settimane di tempo per decidere se aderire o meno all’opzione sulla fatturazione elettronica B2B. Trattandosi del primo anno in cui si potrà optare per quest’opzione il 31  di Marzo costituirà quindi un banco di prova molto importante per valutare se nel nostro paese il clima è pronto a dare inizio a un percorso di digitalizzazione dei servizi, a partire proprio dalle fatture.
Resta da chiedersi, basteranno i vantaggi fiscali previsti per chi aderirà l’opzione a spingere le aziende a fare il grande passo? In attesa di scoprilo, vediamo cinque luoghi comuni diffusi sulle fatture digitali tra soggetti privati.

1. Aderire all’opzione è complicato e poco chiaroLa scelta se aderire o meno all’opzione è certamente il frutto di lunghe valutazioni da parte della direzione aziendale, ma una volta che si opta per il sì procedere è molto più facile di quel che si crede. Per esercitare l’opzione infatti è sufficiente andare sul sito dell’Agenzia delle Entrate, entrare nella pagina della propria azienda e accedere alla piattaforma “Fatture e Corrispettivi”, compilando l’apposito form. Oltretutto si può accedere al portale utilizzando diverse credenziali: Fisconline, Entratel, Carta Nazionale dei Servizi o con il sistema Pubblico di Identità Digitale.
2.  Per aderire bisogna esser già pronti a mandare tutte le fatture in XML altrimenti si viene sanzionatiSenza dubbio uno degli spauracchi più temuti da commercialisti e responsabili amministrativi nonché uno dei freni maggiori all’esercizio dell’opzione. Lo scenario è che se non si è del tutto pronti a inviare e ricevere le fatture in XML già dall’inizio del 2017 o se saltuariamente non si ricorre a questo metodo (esempio mandare una fattura cartacea a un cliente che non accetta altri formati), allora ecco che scattano le sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.
   In realtà si tratta di un’informazione del tutto falsa. Esercitare l’opzione non implica automaticamente l’esser già pronti con la digitalizzazione delle fatture, ma è un modo per dichiarare la propria volontà a dare inizio a questo percorso, grazie anche alla spinta data dal governo per mezzo degli incentivi fiscali previsti.
   Inviare e ricevere fatture in formati che non siano l’XML è assolutamente lecito e non comporta alcun tipo di sanzione. L’unica differenza da tenere a mente è, piuttosto, che mentre le fatture in formato XML non necessitano di essere dichiarate nello Spesometro, le fatture “non digitali” dovranno seguire invece lo stesso iter a cui sono assoggettati tutti i soggetti che non aderiranno all’opzione. L’azienda dovrà quindi comunicare i dati delle fatture prive del formato XML nello Spesometro di riferimento, che per quest’anno è a cadenza semestrale (per poi diventare trimestrale nel 2018) e che vede come prima data il 18 settembre 2017.
   I dati delle fatture in XML invece dovranno essere comunicati entro l’ultimo giorno del secondo mese successivo al trimestre di riferimento, utilizzando il Sistema d’Interscambio. Quest’operazione può essere oltretutto svolta da un intermediario abilitato, rendendo il processo di conservazione e dichiarazione dei dati delle fatture ancora più semplice e immediato.
3. Se i propri clienti/fornitori non mandano a loro volta fatture in xml non si possono godere dei benefici fiscaliAltro luogo comune è che i vantaggi fiscali previsti dall’opzione sono di fatto disponibili soltanto a coloro che riescono a digitalizzare completamente il proprio flusso.  Se quindi si ha che fare con un cliente o fornitore particolarmente riottoso che non intende adottare l’invio/ricezione in xml, allora si andranno a perdere i tanto agognati benefici fiscali.
   Anche in questo caso ci troviamo di fronte a un’informazione errata. A parte l’esenzione allo Spesometro, che come è stato fatto notare sopra prevede che tutte le fatture non digitali dovranno essere comunicate, tutti gli altri vantaggi fiscali previsti sono e restano disponibili come, per esempio, la priorità nel godimento dei rimborsi IVA a proprio favore.
4. Mandare e ricevere fatture in XML è complicato e rischioso.Il nuovo a volte spaventa, si sa, soprattutto in un ambito come quello fiscale per cui si predilige istintivamente la stabilità e la continuità, con lo spauracchio costante di commettere qualche errore che l’Agenzia delle Entrate non esiterà a far pagare caro.
   Non sorprende dunque che molte aziende e commercialisti abbiano il terrore a non avere più il cartaceo della fattura da mettere al sicuro nei faldoni. Un’altra obiezione molto diffusa è che per dare via al processo di digitalizzazione occorra formare da capo le proprie figure amministrative, sconvolgendo tutto il sistema adeguandosi a complicate procedure informatiche.
   Timori e dubbi del genere sono comprensibili, ma in qualità di operatori nel settore IT è nostro dovere sfatarli e indicare come inviare, ricevere e conservare le fatture sia molto più facile e sicuro rispetto alla carta. A patto, naturalmente, di gestire il processo con criterio e ordine, utilizzando un servizio in grado di coordinare l’intero flusso e che sia certificato  dall’Agenzia delle Entrate per l’invio e la ricezione in XML.
   Dal punto di vista della sicurezza, va sottolineato come una fattura presente sul database in cloud di una piattaforma dedicata sarà sempre recuperabile indipendentemente dal tipo di problematica a cui può incorrere un’azienda (computer guasto o infetto, disastro naturale, perdita dei database on premises). D’altra parte, l’apparente stabilità della fattura cartacea è legata al buono stato di conservazione dei faldoni e della carta, soggetta a deperimento e distruzione.
5. Finché non diventa obbligatoria, non si adeguerà nessuno.Fare previsioni sul tasso di adesione all’opzione alla vigilia del 31 marzo è quantomeno azzardato. Tuttavia occorre segnalare come diverse imprese di grandi dimensione non solo abbiano già dato inizio a un percorso di digitalizzazione delle fatture ma hanno ancheimposto ai propri clienti e fornitori di fare altrettanto per poter continuare a lavorare con loro. In parole povere niente fattura digitale, niente business. Con il passare del tempo e in vista del 2020, anno in cui l’Unione Europea prevede che la fattura elettronica diventi il formato di riferimento in tutto il mercato unito europeo, è decisamente probabile che altre imprese seguiranno questa strada. Adeguarsi in anticipo è senza dubbio consigliabile piuttosto che ritrovarsi sgradite sorprese e dover fare tutto in corsa o, ancor peggio, perdere delle occasioni di business a causa di un regime di fatturazione obsoleto.

Naturalmente, ci sono ancora molti dubbi legati alla fatturazione elettronica tra privati, alle sue regole, alle modalità per procedere e alle opportunità che offre. Purtroppo una diffusa confusione su questo tema non attrae le imprese verso l’opzione, nonostante le opportunità sia in termini di benefici fiscali, sia, e soprattutto, in termini di risparmio di tempo e denaro. Ed è con l’intento di poter finalmente fare un po’ di chiarezza che Lunedì 27 Gennaio presso la nostra sede di via Alessandro Volta a Corsico terremo una tavola rotonda informale su questo tema: un’occasione di confronto tra aziende in vista della scadenza del 31 Marzo. La partecipazione è gratuita, ma i posti sono limitati.