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Contabilità da ERP: i vantaggi per un’azienda di servizi

Il cliente

La richiesta di una soluzione per la gestione contabile ci è stata posta da un’azienda che si occupa di comunicazione pubblicitaria. La loro attività è strutturata in commesse specifiche richieste dai suoi clienti. Lavorando su commessa o su appalti, l’azienda si avvale spesso della collaborazione con partner di varia natura.

Le esigenze

Il cliente, a seguito di una forte espansione commerciale, ha riscontrato il bisogno di una ristrutturazione della propria gestione contabile. Infatti prima del nostro intervento, la contabilità era gestita dal loro studio commercialista mentre i dati provenivano da software generici. Una situazione che nel tempo ha causato all’azienda diverse criticità, tra cui.

  • Tempi lunghi nella preparazione dei dati per la redazione del bilancio
  • Alti costi di consulenza da parte del commercialista
  • Proliferazione dei documenti e difficoltà nel ricercare le informazioni
  • Difficoltà di controllo degli errori
  • Scarsa protezione dei dati sensibili
  • Impossibilità di sfruttare i dati contabili ai fini di analisi

Oltre alle esigenze “classiche” legate a una gestione più organizzata della contabilità, il cliente ha espresso ulteriori e specifiche necessità. Per esempio una loro esigenza era ripartire la parte di costo da parte dei partner che collaborano a un dato progetto a livello interno per poi presentare un’unica fattura al cliente finale.

La soluzione

Abbiamo identificato in Alyante Enterprise la soluzione ERP ideale per la contabilità del cliente. Le ragioni principali a sostegno di questa decisione sono.

  • Buon compromesso tra profondità nella struttura e facilità di utilizzo
  • Coordinamento tra contabilità e altre procedure aziendali
  • Accessi monitorati e dati messi in sicurezza
  • Assegnazione della competenza per singolo costo e ricavo
  • Gestione automatica di ratei e risconti

L’installazione di Alyante Enterprise è stata parte di un progetto più ampio. In considerazione della realtà peculiare del cliente, sono state messe in atto diverse attività di personalizzazione, ad esempio per risolvere la questione della rifatturazione dei costi e dei ricavi tra il cliente.

Per la rifatturazione la soluzione è stata  una procedura di codificazione che avevamo già sperimentato su altri clienti. Questo nostro intervento ha creato un automatismo che si è dimostrato valido anche nel facilitare l’emissione di fatture nei confronti dei proprio partner.

Un altro strumento fondamentale nella nuova gestione della contabilità del cliente è stato il software di Archivazione documentale TeamSystem DMS.

L’Archiviazione documentale è stata strutturata in modo da ospitare e ordinare tutti i documenti utili ai fini della gestione contabile. Sono stati inoltre impostati accessi personalizzati per aumentare il livello di sicurezza interno. Attraverso un workflow integrato con i moduli di contabilità di Alyante l’archivio digitale di TeamSystem DMS comunica in tempo reale con l’area contabile. Il flusso dei dati tra i documenti e il gestionale viene governato in maniera ordinata e automatizzata, sulla base delle necessità riscontrate man mano dal cliente.

I vantaggi

Il passaggio all’ERP Alyante Enterprise, le personalizzazioni sviluppate dai nostri consulenti e la sua integrazione con TeamSystem DMS per l’archiviazione dei documenti, hanno condotto a diversi benefici per il cliente.

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Un primo vantaggio è stato senza dubbio il notevole risparmio di tempo nelle procedure di contabilità. Il risultato ottenuto dalle funzionalità standard di Alyante, assieme alle implementazioni specifiche del nostro Team, hanno permesso che molte procedure un tempo gestite “a mano” sono ora automatizzate.

Un risultato collegato ma sempre importante è stato che con più tempo a disposizione, il cliente ora ha la possibilità di analizzare le proprie performance grazie ai report forniti da Alyante Enterprise. Questo ha consentito di razionalizzare costi, ricavi e marginalità potenziali.

In conclusione, un altro vantaggio riscontrato dal cliente è stato  il miglioramento nelle procedure di sicurezza dei documenti.  Non è più necessario infatti trasmetterli e gestirli via mail, attraverso programmi poco controllabili. Ogni passaggio viene infatti gestito all’interno della piattaforma Polyedro, che consente un migliore controllo dei dati.

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